Buat Sistem Perusahaan: Hindari Salah Kaprah Fokus pada IT

Rapat dewan direksi terasa penuh optimisme. Di layar proyektor, vendor teknologi menampilkan dashboard yang modern, grafik yang menawan, dan janji-janji efisiensi yang terdengar seperti musik di telinga setiap pemimpin. Angka investasi disebutkan, ratusan juta, bahkan miliaran rupiah. Palu diketuk, anggaran disetujui. Proyek besar untuk buat sistem perusahaan yang baru resmi dimulai. Ada perasaan kolektif bahwa perusahaan sedang melangkah maju ke era digital.

Enam bulan kemudian, suasana di ruang rapat berbeda. Sistem baru itu sudah go-live. Secara teknis, tidak ada masalah. Namun, laporan dari manajer operasional terdengar janggal. Tim sales masih sibuk merekap data penjualan di Excel menjelang akhir bulan. Tim gudang masih mengandalkan grup WhatsApp untuk konfirmasi stok. Sistem canggih itu berdiri megah, namun sepi, seperti monumen digital yang jarang dikunjungi.

Investasi besar telah digelontorkan, namun masalah fundamental di lapangan tidak kunjung hilang. Perlahan, para direksi mulai bertanya dalam hati: "Apakah kita sedang membangun solusi untuk masalah bisnis, atau kita hanya membeli teknologi terbaru untuk menenangkan rapat dewan?"

Inilah salah kaprah paling umum dan paling mahal yang sering terjadi di level strategis. Para pemimpin, dengan niat baik untuk melakukan modernisasi, seringkali terjebak pada 'sihir teknologi'. Mereka memandang software, aplikasi, atau platform sebagai solusi akhir dari semua masalah. Fokusnya tertuju pada kecanggihan fitur, kecepatan server, dan keindahan antarmuka, dengan asumsi bahwa teknologi canggih akan secara otomatis memperbaiki cara kerja perusahaan.

Kenyataannya, asumsi ini sangat berbahaya. Mengapa? Karena teknologi pada dasarnya hanyalah sebuah akselerator. Ia tidak memiliki moral atau kebijaksanaan. Ia hanya menjalankan perintah yang kita berikan. Di sinilah letak wisdom yang sering terlupakan:

"Sistem yang hebat tidak akan memperbaiki proses bisnis yang buruk. Ia hanya akan membuat proses buruk itu berjalan lebih cepat."

Bayangkan sebuah proses klaim reimbursement karyawan yang berbelit-belit dan penuh birokrasi manual. Jika Anda langsung membungkus proses yang buruk ini dengan sebuah aplikasi digital tanpa memperbaikinya terlebih dahulu, apa yang terjadi? Anda hanya akan mendapatkan proses penolakan klaim yang lebih cepat, tumpukan komplain digital yang lebih banyak, dan karyawan yang frustrasi dengan kecepatan kilat. Masalah intinya, proses yang tidak efisien, tidak pernah tersentuh. Anda hanya mendigitalisasi kekacauan.

Inilah dampak nyata dari jebakan sihir teknologi: investasi yang seharusnya menjadi aset justru berubah menjadi beban. Tim operasional menjadi frustrasi karena alat baru yang dijanjikan akan mempermudah hidup mereka malah menambah lapisan kompleksitas. Pada akhirnya, perusahaan tidak hanya kehilangan uang, tetapi juga kehilangan momentum dan kepercayaan tim dalam inisiatif transformasi digital di masa depan.

Untuk menghindari jebakan ini, kita perlu membedah akar masalahnya, yang seringkali bukan bersifat teknis, melainkan strategis dan psikologis. Ada tiga kesalahan mindset fundamental yang seringkali menjadi biang keladi dari keputusan yang keliru.

Di era informasi yang serba cepat, sangat mudah bagi para pemimpin untuk merasa cemas ketinggalan kereta. Tekanan ini menciptakan Fear of Missing Out (FOMO), di mana keputusan investasi didasari oleh ketakutan, bukan kebutuhan internal yang mendesak.

Analogi yang paling pas adalah seperti membeli mobil Formula 1 untuk mengantar barang di jalanan macet, canggih, tapi tidak relevan. Inilah yang terjadi ketika kesalahan direksi dalam memprioritaskan didorong oleh tren eksternal, bukan diagnosis internal.

Kesalahan fatal kedua adalah ketika keputusan strategis dibuat murni secara top-down. Para direksi melihat laporan agregat dan membuat kesimpulan dari ruang rapat yang nyaman. Namun, mereka seringkali lupa bahwa masalah operasional yang sesungguhnya terjadi di "parit", di level transaksi harian.

Ada sebuah wisdom yang relevan di sini:

Tanpa turun langsung atau setidaknya mendengarkan secara mendalam suara dari lapangan, keputusan untuk buat sistem perusahaan akan selalu berisiko menjadi solusi yang tidak menyentuh akar masalah. Hasilnya adalah salah pilih software yang canggih secara teori namun menyulitkan dalam praktik.

Bagaimana Anda mendefinisikan "kesuksesan" sebuah proyek IT? Jika jawabannya adalah "sistemnya go-live tepat waktu", maka Anda sedang menggunakan metrik yang keliru.

Keberhasilan sejati seharusnya diukur dari dampaknya pada bisnis: "Berapa jam kerja manual yang berhasil dihemat?", "Berapa persen penurunan tingkat kesalahan input data?", "Berapa cepat waktu yang dibutuhkan dari pesanan masuk hingga barang dikirim?". Ketika metriknya salah, seluruh fokus proyek akan salah arah.

Saya paham, di dunia bisnis, tuntutan untuk bergerak cepat sangatlah nyata. Ungkapan "butuh kemarin" seringkali menjadi pendorong utama keputusan. Namun, dalam proyek teknologi, terburu-buru di fase perencanaan adalah resep tercepat untuk penyesalan yang panjang dan mahal. Kerangka 4P ini bukanlah cara untuk memperlambat, tapi untuk memastikan kita "mengukur dua kali dan memotong sekali".

1. Problem (Masalah)
Sebelum menyebut kata "software", definisikan masalah bisnis yang ingin Anda selesaikan dalam satu kalimat tajam dan terukur. Contoh: "Tim sales kami menghabiskan rata-rata 10 jam per orang per minggu hanya untuk rekap data penjualan dari berbagai file Excel, karena tidak ada sumber data terpusat."

2. Process (Proses)
Setelah masalahnya jelas, petakan alur kerja yang ada saat ini bersama tim. Seringkali, Anda akan menemukan bahwa banyak masalah bisa diselesaikan hanya dengan menyederhanakan proses, tanpa perlu membeli software mahal. Perbaiki prosesnya dulu, baru pikirkan otomatisasinya.

3. People (Orang)
Digitalisasi bisnis adalah tentang memberdayakan manusia dengan alat yang lebih baik. Libatkan calon pengguna sejak hari pertama. Dengarkan keluhan mereka, pahami cara kerja mereka, dan jadikan mereka bagian dari tim desain solusi. Identifikasi satu atau dua orang yang antusias dan jadikan mereka champion perubahan.

4. Platform (Platform)
Baru di tahap terakhir inilah kita berbicara tentang teknologi. Dengan pemahaman yang mendalam tentang Problem, Process, dan People, Anda kini memiliki kriteria yang sangat jelas untuk mencari platform yang tepat, meminimalkan risiko untuk salah pilih software.

Direksi bisa memiliki visi terbaik, tapi manajer lini tengahlah yang akan menentukan sukses atau gagalnya implementasi di lapangan. Untuk mendapatkan dukungan mereka:

Setelah internal Anda solid, tantangan berikutnya adalah dunia eksternal. Berikut adalah tanda bahaya yang perlu Anda waspadai:

Untuk refleksi cepat, coba jawab tiga pertanyaan ini dengan jujur:

Memutuskan untuk buat sistem perusahaan adalah langkah besar. Kesalahan paling fatal adalah memulai perjalanan ini dengan pertanyaan, "Teknologi apa yang harus kita beli?". Pertanyaan yang benar seharusnya adalah, "Masalah bisnis paling mendesak apa yang harus kita selesaikan?".

Pergeseran dari pola pikir yang berpusat pada alat (IT-centric) ke pola pikir yang berpusat pada tujuan (business-centric) adalah kunci keberhasilan setiap inisiatif transformasi digital.

Pada akhirnya, sistem secanggih apa pun hanyalah sebuah palu. Anda bisa menggunakannya untuk membangun istana atau sekadar menghancurkan meja. Arah, proses, dan kebijaksanaan Andalah yang menentukan hasilnya, bukan palunya.