Sistem IT Perusahaan Mahal, Kenapa Tim Balik ke Excel?

Dalam banyak perusahaan, pola ini terus berulang: manajemen memutuskan berinvestasi besar pada sistem IT perusahaan. Kontrak ditandatangani, vendor melakukan demo dengan dashboard canggih, dan tim IT internal menyiapkan integrasi. Ratusan juta, bahkan miliaran rupiah dikeluarkan.

Namun beberapa bulan setelah implementasi, realitasnya mengejutkan. Laporan keuangan kembali disusun di Excel, koordinasi kembali lewat WhatsApp, dan hanya sebagian kecil modul yang benar-benar dipakai. Padahal sistemnya sudah lengkap, mahal, dan diakui secara internasional.

Fenomena ini bukan cerita satu atau dua perusahaan. Menurut data McKinsey, 70% transformasi digital gagal mencapai target. Dalam konteks Indonesia, hal ini makin terasa karena budaya kerja tim lebih terbiasa dengan fleksibilitas, bukan rigiditas sistem besar. Pertanyaan yang penting adalah: kenapa sistem IT perusahaan sering kalah dengan Excel yang sederhana?

Excel dianggap kuno, manual, bahkan “outdated.” Tapi ada alasan kuat kenapa banyak tim lebih memilihnya dibanding software canggih. Excel memberikan fleksibilitas. Format bisa diubah sesuai kebutuhan, rumus bisa disesuaikan, dan update bisa dilakukan cepat tanpa menunggu approval.

Sebaliknya, sistem IT perusahaan sering kali kaku. Input data harus sesuai format tertentu, laporan hanya bisa ditarik dengan template bawaan, dan perubahan membutuhkan waktu lebih lama. Bagi tim operasional yang bekerja dengan tekanan waktu, Excel lebih masuk akal: cepat, familiar, dan bisa dipakai semua orang tanpa training rumit.

Inilah masalah inti: investasi mahal tidak menjamin sistem IT perusahaan akan dipakai, jika sistem itu tidak terasa lebih membantu daripada alat yang sudah ada.

Banyak implementasi dilakukan dengan logika vendor, bukan realitas operasional. Vendor menjual fitur “end-to-end,” tapi di lapangan alurnya jauh lebih sederhana atau bahkan berbeda sama sekali. Ketika sistem dipaksa mengikuti template vendor, tim merasa justru tambah ribet.

Bayangkan seorang staf gudang yang terbiasa mencatat stok dalam tabel sederhana. Tiba-tiba ia diminta login ke sistem, memilih modul, klik beberapa menu, lalu input data di form panjang. Secara teori rapi, tapi secara praktik memakan waktu lebih lama. Tidak heran banyak yang kembali ke Excel.

Training sering dilakukan sekali di awal proyek. Vendor menjelaskan fitur, peserta mencoba sebentar, lalu selesai. Padahal adaptasi butuh waktu lebih panjang. Banyak staf akhirnya hanya tahu sekilas, tidak menguasai, dan kembali ke cara lama yang lebih nyaman.

Sistem sering dianggap sebagai “proyek direksi” atau “mainan IT.” Tim operasional merasa sistem bukan milik mereka, melainkan kewajiban tambahan. Tanpa rasa memiliki, motivasi untuk memakai sistem sangat rendah. Excel tetap dipilih karena mereka merasa itu “alat kerja mereka sendiri.”

Sebelum memutuskan vendor atau software, perusahaan harus memetakan alur kerja nyata: siapa mengerjakan apa, dengan dokumen apa, dan di tahap mana terjadi bottleneck. Dengan peta ini, sistem bisa dirancang untuk memperbaiki alur, bukan sekadar menambah fitur.

Implementasi besar sekaligus sering berakhir gagal. Lebih efektif memulai dari modul yang dampaknya langsung terasa, misalnya manajemen pesanan atau absensi karyawan. Ketika tim melihat hasil cepat, mereka lebih percaya pada sistem dan mau menggunakannya.

Melibatkan staf sejak awal akan mengubah persepsi mereka. Sistem bukan lagi “alat dari atas,” tapi sesuatu yang mereka bantu ciptakan. Uji coba di satu divisi dengan melibatkan feedback tim akan membuat sistem lebih relevan.

Ukuran keberhasilan tidak boleh berhenti di status “sudah diluncurkan.” Keberhasilan harus diukur dari ROI nyata: apakah waktu kerja lebih singkat, apakah laporan lebih cepat tersedia, apakah kesalahan input berkurang. Tanpa metrik ini, sistem hanya jadi simbol mahal.

Coba refleksikan empat pertanyaan ini:

Jika sebagian besar jawabannya “tidak,” maka besar kemungkinan sistem IT perusahaan Anda akan bernasib sama: ditinggalkan demi Excel.

Excel mungkin sederhana, tapi punya satu keunggulan: fleksibilitas. Itulah kenapa ia sering “menang” melawan sistem IT perusahaan yang mahal. Namun, bukan berarti Excel adalah solusi jangka panjang. Perusahaan tetap butuh sistem yang solid, tapi sistem itu harus relevan, bertahap, dan dimiliki bersama tim.

Digitalisasi bukan soal membeli software paling mahal, tapi soal membangun cara kerja yang benar-benar bisa dijalani. Pada akhirnya, sistem IT perusahaan hanya akan berfungsi jika lebih mudah, lebih cepat, dan lebih bermakna daripada Excel. Jika tidak, tim akan selalu kembali ke jalan lama.